Υπάρχουν περίοδοι στη ζωή μας που δυσκολευόμαστε να διατηρήσουμε ή και να διαμορφώσουμε μία ισορροπία ανάμεσα στην προσωπική και την επαγγελματική μας ζωή. Μία τέτοια δυσκολία έχει ως αποτέλεσμα να αισθανόμαστε συχνά εξουθενωμένοι, ότι μένουμε πίσω σε ό,τι αφορά τους στόχους μας και τελικά, πως δεν υπάρχει αρκετός χρόνος μέσα στη μέρα για να προλάβουμε όλα όσα θέλουμε.
Όσα προαναφέρθηκαν αποτελούν ένα σημαντικό πλήγμα για την παραγωγικότητά μας, ενώ οι περισσότερες δυσκολίες που βιώνουμε, φαίνεται να προκύπτουν από το γεγονός ότι δε διαχειριζόμαστε σωστά τον χρόνο μας και δε προγραμματίζουμε προσεκτικά τη μέρα μας.
Στο σημερινό άρθρο θα μιλήσουμε για 10 πολύτιμες και συνάμα απλές συμβουλές παραγωγικότητας που μπορούν να βελτιώσουν αισθητά την καθημερινότητά σου.
1. Απόφυγε να κάνεις πολλά πράγματα ταυτόχρονα
Αναφέρομαι στο λεγόμενο multitasking που έχει να κάνει με το όταν προσπαθούμε να κάνουμε πολλά πράγματα συγχρόνως, πιστεύοντας πως έτσι είμαστε περισσότερο παραγωγικοί και θα καταφέρουμε περισσότερα. Η αλήθεια είναι, ωστόσο, πως όταν προσπαθούμε να δουλέψουμε ελέγχοντας ταυτόχρονα τα e-mail μας ή μιλώντας στο τηλέφωνο, δεν εργαζόμαστε ουσιαστικά και τείνουμε να μην ολοκληρώνουμε τίποτα απ’όσα θέλουμε να κάνουμε. Επομένως, είναι καλύτερο για την παραγωγικότητά μας να αφιερώνουμε την ενέργεια και την προσοχή μας σε μία μόνο δουλειά μέχρι να την ολοκληρώσουμε κι έπειτα να προχωράμε στην επόμενη.
2. Να χρησιμοποιείς χρονόμετρο
Αν δυσκολεύεσαι να συγκεντρωθείς όταν έρχεται η ώρα να δουλέψεις και πιάνεις τον εαυτό σου να αποσπάται σερφάροντας στο διαδίκτυο ή τσεκάροντας τις ενημερώσεις στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, τότε η χρήση ενός χρονομέτρου μπορεί να σε βοηθήσει. Όρισε όση ώρα νομίζεις και συγκεντρώσου σε αυτό που έχεις να κάνεις μέχρι τη λήξη του χρονομέτρου. Τότε, μπορείς να κάνεις ένα σύντομο διάλειμμα κι έπειτα να επιστρέψεις ξανά στη δουλειά, χρησιμοποιώντας ξανά το χρονόμετρο. Αν είναι κάτι που δεν έχεις ξαναδοκιμάσει και διστάζεις, δοκίμασε μόνο 15 λεπτά ή μισή ώρα και θα διαπιστώσεις πως δεν είναι κάτι ιδιαίτερα δύσκολο.
3. Να σχεδιάζεις τη μέρα σου από το προηγούμενο βράδυ
Βοηθά σημαντικά την αποδοτικότητά μας το να ξεκινάμε το πρωινό μας, γνωρίζοντας αυτά που έχουμε να κάνουμε μέσα στη μέρα. Έτσι, δεν κινδυνεύουμε να ξεχάσουμε σημαντικές υποχρεώσεις ή να μην τηρήσουμε υποχρεώσεις. Γι’αυτό, μπορείς να αφιερώσεις 10 λεπτά το προηγούμενο βράδυ στο να φτιάξεις μία λίστα ή να σημειώσεις στην ατζέντα σου όλα αυτά που έχεις να κάνεις.
4. Να θέτεις προτεραιότητες
Είναι αντιληπτό ότι δε γίνεται να τα κάνουμε όλα μαζί κι έτσι, είναι σημαντικό να θέτουμε προτεραιότητες. Τι είναι αυτό που επείγει να κάνουμε είτε από άποψη χρόνου, είτε γιατί αφορά κάποιον άλλο, είτε γιατί πρόκειται για μία εργασία υψίστης σημασίας; Έχοντας σωστές προτεραιότητες βοηθάμε ουσιαστικά την παραγωγικότητά μας αφιερώνοντας την ενέργεια και την προσοχή μας σε όσα βρίσκονται πρώτα στη λίστα μας – τη γραπτή ή τη νοερή.
5. Απόφυγε την εκτεταμένη χρήση των social media
Η εκτεταμένη και αλόγιστη χρήση των social media είναι μία από τις σύγχρονες παγίδες που συχνά μας οδηγούν στο να σπαταλάμε άσκοπα τον χρόνο μας και πλήττουν την παραγωγικότητά μας. Έτσι, καλό είναι να μένουμε μακριά από το κινητό όταν εργαζόμαστε. Ακόμα κι αν σκοπεύουμε να κάνουμε ένα σύντομο διάλειμμα των 5 λεπτών, αυτό δεν αργεί να καταλήξει σε 30 λεπτά ή και σε μία ώρα αν ξεχαστούμε στο κινητό. Αν δυσκολεύεσαι με τη χρήση του κινητού, τότε μπορείς να χρησιμοποιήσεις μία εφαρμογή που μπλοκάρει τη χρήση συγκεκριμένων εφαρμογών για το χρονικό διάστημα που θα ορίσεις, όπως είναι το forest.
6. Όρισε προθεσμίες και το χρόνο που θ’αφιερώνεις σε κάθε εργασία
Είναι καλό να θέτεις ένα συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα, καθώς και προθεσμίες που θα προσπαθήσεις να τηρήσεις για όσα βρίσκονται υπό τον έλεγχό σου. Αν για παράδειγμα, μαθαίνεις μόνος σου μία ξένη γλώσσα, παρακολουθείς ένα διαδικτυακό μάθημα ή δουλεύεις σε ένα προσωπικό project, τότε έχεις τον έλεγχο αφού δεν εξαρτάσαι από άλλους ανθρώπους και παράγοντες και μπορείς να καθορίσεις τον χρόνο που θα αφιερώνεις σ’αυτές τις ασχολίες. Έτσι, θα έχεις μία ιδέα για τον τρόπο που θα διαμορφωθεί το πρόγραμμά σου, θα ξέρεις για πόση ώρα θα πρέπει να συγκεντρωθείς σε αυτό που έχεις να κάνεις και η αποδοτικότητά σου θα αυξηθεί καθώς δε θα αφήσεις τίποτα στην τύχη!
7. Να ελέγχεις συχνά τους μακροπρόθεσμους στόχους σου
Αν έχεις μακροπρόθεσμους στόχους που δεν πρόκειται να ολοκληρωθούν μέσα στους επόμενους μήνες, τότε είναι καλό να ελέγχεις συχνά την πρόοδό σου για να διαπιστώνεις αν επιτυγχάνεις τους μικρότερους στόχους που θα σε οδηγήσουν στο τελικό αποτέλεσμα που επιθυμείς ή αν χρειάζεται να προχωρήσεις σε ορισμένες αλλαγές που θα μπορούσαν να βελτιώσουν την κατάσταση. Αν δεν έχεις κατά νου τους μακροπρόθεσμούς στόχους σου, τότε είναι πιθανόν να παρασυρθείς από την καθημερινότητα και να καθυστερήσεις να πετύχεις όλα όσα επιθυμείς.
8. Μην αμελείς να κάνεις διαλείμματα
Το burn-out ή αλλιώς η εξάντληση από την υπερβολική εργασία είναι ένας από τους μεγαλύτερους εχθρούς της παραγωγικότητας και ένας από τους παράγοντες που μπορούν να μας κρατήσουν σημαντικά πίσω. Πολλοί άνθρωποι πιστεύουν πως αν δουλέψουν χωρίς διαλείμματα, τότε θα ολοκληρώσουν την εργασία τους μέσα σε πιο σύντομο χρονικό διάστημα. Αυτό, σε κάποιες περιπτώσεις, έχει βάση και ειδικά όταν μία δουλειά επείγει, αλλά όταν γίνεται κατ’εξακολούθηση καταλήγουμε στην εξάντληση, σε αρνητικά συναισθήματα και αρχίζουμε να μην έχουμε διάθεση για δουλειά. Για να το αποφύγεις αυτό, μη ξεχνάς να κάνεις συχνά διαλείμματα μέσα στην μέρα. Ακόμα και 5 λεπτά μπορούν να κάνουν τη διαφορά.
9. Να ξεχωρίζεις τις πιο σημαντικές υποχρεώσεις της μέρας
Κάποιες μέρες προκύπτει μία τεράστια λίστα με όλα όσα θέλουμε να κάνουμε, αλλά κάτι τέτοιο δεν είναι πάντοτε δυνατόν να επιτευχθεί. Έτσι, είναι σημαντικό να ξεχωρίζουμε όσα επείγουν και πρέπει οπωσδήποτε να γίνουν μέσα στην μέρα από τις υπόλοιπες δουλειές που μπορεί να βρίσκονται στη λίστα μας. Εντόπισε τις δύο ή τρεις σημαντικότερες υποχρεώσεις σου και εστίασε πρώτα σε αυτές. Αφού τις ολοκληρώσεις, τότε απερίσπαστα μπορείς να ασχοληθείς με την υπόλοιπη λίστα χωρίς να αγχώνεσαι σε περίπτωση που δεν προλάβεις κάτι.
10. Βρες ένα κίνητρο
Το να έχεις ένα κίνητρο μπορεί να βελτιώσει συχνά την παραγωγικότητά σου, ακόμα κι αν δεν είναι με άμεσο τρόπο, αλλά με έμμεσο. Αυτό σημαίνει να θυμάσαι γιατί ξεκίνησες, αλλά και ποιος είναι ο τελικός σου προορισμός. Το κίνητρο είναι εκείνο που θα σε βοηθήσει στις δύσκολες μέρες, καθώς κι όταν δεν είσαι σίγουρος για το που βρίσκεσαι και για το ποιο πρέπει να είναι το επόμενο σου βήμα. Αν νιώθεις να το ξεχνάς πότε-πότε, είναι φυσιολογικό διότι είναι κάτι που μπορεί φυσιολογικά να συμβεί μέσα στη ρουτίνα της καθημερινότητας. Αφιέρωσε ωστόσο λίγο χρόνο στην περισυλλογή μέχρι να το θυμηθείς ξανά.
Αυτές ήταν οι 10 συμβουλές που μπορούν να βοηθήσουν στην αύξηση της παραγωγικότητάς σου, να βελτιώσουν την καθημερινότητά σου και μακροπρόθεσμα να σε βοηθήσουν να πετύχεις τους στόχους σου.